Η Οδύσσεια και η Ιθάκη για Διαφημιστική εταιρεία – Δες τι κατάφεραν και πως…

          Η διαχείριση των πολυάριθμων πελατών της εταιρείας ήταν δύσκολη μέσα από το Wordή το Excel. Χαμένοι στη …μετάφραση από δύο διαφορετικά προγράμματα που μπέρδευαν περισσότερο τις διαδικασίες, οι ιδιοκτήτες βρήκαν σε μας αυτό που έψαχναν. Σήμερα έχουν αυτοματοποιήσει τις περισσότερες εργασίες, κερδίζοντας πολύτιμο χρόνο και παρέχοντας την καλύτερη εξυπηρέτηση στους πελάτες. Έχοντας πλέον μπροστά τους τη μεγάλη εικόνα, με πλήρη αντιστοιχία πελάτη και διαφημιστικού πακέτου, αφιερώνουν τον χρόνο τους δημιουργικά στη διεύρυνση του πελατολογίου. Έτσι έπρεπε να γίνει.

Το ιστορικό σε πρώτο πρόσωπο

Αντί να τα λέμε εμείς, ζητήσαμε από τους διαχειριστές της εταιρείας να περιγράψουν αυτοί τη μικρή «Οδύσσεια» που τους οδήγησε σε ασφαλές λιμάνι. Η γλαφυρή περιγραφή τους αξίζει να διαβαστεί:

1^ο βήμα: Αρχικά η καταγραφή πελατολογίου και διαφημιστικών πακέτων γινόταν σε απλό Word. Σύντομα διαπιστώσαμε ότι χάναμε πολύτιμο χρόνο, ψάχνοντας σε πολλές σελίδες τα δεδομένα των χρηστών που δεν ήταν και λίγα.

2^ο Βήμα: Σε δεύτερη φάση μεταφέραμε τα δεδομένα σε excel, όμως κι εκεί έπρεπε να γίνονται ατελείωτες συνδέσεις, πακέτα, ημερομηνίες και να γράφουμε τα αυτονόητα. Υπόψιν ότι ήμασταν 2 υπάλληλοι και θέλαμε να ξέρουμε ποιος είχε αναλάβει τον κάθε πελάτη και τι λεγόταν σε κάθε τηλέφωνο.

3^ο Βήμα: Πολύ γρήγορα καταλάβαμε ότι το excel δεν έκανε τη δουλειά. Λέγαμε «ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ» να μην υπάρχει κάποιο πρόγραμμα για να καταχωρήσουμε τους πελάτες μας. Google search: «Καταχώρηση πελατών». Βρήκαμε κάποια και συμφωνήσαμε σε ένα που φαινόταν ότι μας ταιριάζει. Ζητήσαμε δοκιμαστικό, το εγκαταστήσαμε στον υπολογιστή και ξεκινήσαμε την καταχώρηση.

«Τέλειααααααα !!».

Αμ δε! Δυστυχώς ήταν μόνο για λίγο.

Σύντομα παρουσιάστηκαν ανάγκες τις οποίες δυστυχώς δεν μπορούσε να καλύψει το πρόγραμμα.

Ενδεικτικά, θέλαμε:

1. Παράλληλη χρήση του προγράμματος με δύο χρήστες. (γινόταν με ένα νέο πρόσθετο κόστος )
2. Απομακρυσμένη διαχείριση πελατών δηλαδή από το σπίτι ή το γραφείο. Δεν γινόταν γιατί το πρόγραμμα ήταν εγκατεστημένο σε έναν υπολογιστή.
3. Να δουλεύει σε κινητό ή τάμπλετ για να καταχωρούμε τα δεδομένα όταν είμαστε καθ’ οδόν ή στον πελάτη. Δεν γινόταν κι αυτό γιατί το πρόγραμμα δούλευε μόνο σε υπολογιστή.
4. Θέλαμε να ξέρουμε τι διαφημιστικό πακέτο είχε επιλέξει ο κάθε πελάτης. Δεν γινόταν, έπρεπε να το γράφουμε στις σημειώσεις. Αν τον επόμενο χρόνο έσβηνες αυτές τις σημειώσεις και έγραφες άλλες επειδή ο πελάτης επέλεξε κάτι άλλο, αυτό το ιστορικό το έχανες.
5. Θέλαμε να καταγράφουμε στο πρόγραμμα, τι είπαμε, αλλά και πότε και με ποιος μίλησε. Δεν γινόταν εκτός αν τα γράφετε κάθε φορά, μας είπαν. Δηλαδή επιστρέφαμε στο word…

«Κύριέ μου δεν γίνονται όλα αυτά… εσείς θέλετε πρόγραμμα που να φτιαχτεί μόνο για εσάς και τις απαιτήσεις σας. Αυτό στοιχίζει δεκάδες χιλιάδες ευρώ για να το φτιάξετε», μας είπαν από την εταιρεία. Τα κεφάλια μέσα λοιπόν και συνεχίζουμε.

Απορούσαμε…. πως κάνουν την δουλειά τους άλλες επιχειρήσεις; Ρωτώντας μας είπαν πως είχαν ERΡ (προγράμματα έκδοσης τιμολογίων). Δεν θέλαμε τέτοιο, γιατί αυτό επικεντρώνεται κυρίως στο οικονομικό κομμάτι. Θέλαμε πρόγραμμα για την διαχείριση των πελατών μας, τα στοιχεία τους, τι οικονομικό πακέτο είχε επιλέξει ο πελάτης, τι έγινε με τον πελάτη, τι είπαμε, πότε το είπαμε, τι πλήρωσε, πότε πλήρωσε, υπενθυμίσεις, σημειώσεις κτλ.

2^η δραματική επιλογή προγράμματος.

Οπότε πρόγραμμα ERP δεν θέλαμε.

• «Μήπως θέλετε πρόγραμμα CRM;»
• Ωχ, τι είναι αυτό πάλι;
• Είναι πρόγραμμα βασισμένο κυρίως στον πελάτη
• Ναι ναι αυτό θέλουμε.

Βρίσκουμε ένα πρόγραμμα CRM, εταιρείας που δραστηριοποιείται στην Ελλάδα και έχει παράρτημα στο εξωτερικό. «Τέλεια», είπαμε. Με χαρά λοιπόν πληρώσαμε το ετήσιο συμβόλαιο και ήμασταν έτοιμοι για την εκπαίδευση.

Ξεκινήσαμε λοιπόν με το τι θέλαμε:

1. Θέλαμε να αλλάξουμε κάποια πεδία και να ορίσουμε τα δικά μας.
   Δεν γινόταν. Μπορούσαμε μόνο να αντικαταστήσουμε κάποιο πεδίο από αυτά που υπήρχαν ήδη. Δηλαδή να βγάλουμε δύο και να βάλουμε δύο. Δεν μπορούσαμε να είχαμε και τα 4 πεδία.
2. Θέλαμε να έχουμε ενσωματωμένο πρόγραμμα για να βλέπουμε τα email μας.Δεν γινόταν. Απλά…
3. Θέλαμε να έχουμε αρκετό χώρο για να αποθηκεύουμε τα έγγραφα που θέλαμε να έχουμε άμεση πρόσβαση. Εδώ έπρεπε να πληρώσουμε κάτι παραπάνω γιατί ο χώρος που είχαμε στον σερβερ ήταν περιορισμένος. (άλλο και τούτο)
4. Θέλαμε εκπαίδευση. Η εκπαίδευση αφορούσε το πρόγραμμα αυτό καθ’ αυτό κι όχι τις ανάγκες που είχαμε εμείς για να κάνουμε τη δουλειά μας. Είχε μέσα δεκάδες επιλογές που δεν μας ενδιέφεραν με αποτέλεσμα να χανόμαστε στη «μετάφραση».
5. Τέλος το σημαντικότερο όλων: Υποστήριξη. Ήταν ό,τι χειρότερο είχαμε ζήσει. Δεν υπήρχε καν τηλεφωνική υποστήριξη, αλλά μόνο μέσω Portal. Συμπληρώναμε μία φόρμα και υποτίθεται ότι απαντούσε η εταιρεία το συντομότερο. Περνούσαν ημέρες για να λύσουμε ακόμα και τα πιο απλά πράγματα.

Η 3^η επιλογή και η λύση – λύτρωση

Πριν καταλήξουνε να πληρώσουμε «δεκάδες χιλιάδες ευρώ» όπως μας είπαν, για το λογισμικό που θέλαμε, έγινε ένα θαύμα!

Στην αναζήτησή μας βρήκαμε μία εταιρεία που είχε ό,τι ζητούσαμε παραπάνω και μάλιστα σε σύντομο χρονικό διάστημα θα το είχαν έτοιμο. Μας έδωσαν πρόσβαση να το δοκιμάσουμε και μας έκαναν εκπαίδευση – ξενάγηση για το τι μπορεί να κάνει το πρόγραμμα. Κι εδώ όμως παραμόνευε αναποδιά: Σε λίγες ημέρες μας τηλεφώνησαν για να μας πουν πως η επιχείρηση θα κλείσει γιατί απλά «δεν συμφέρει» ο χρόνος που απαιτείται για την υλοποίηση του προγράμματος στα μέτρα της κάθε επιχείρησης….

Για καλή μας τύχη όμως ξέραμε πλέον τι θέλαμε. Αναζητώντας το συγκεκριμένο πρόγραμμα βρήκαμε την Yeti CRM Hellas η οποία μας έκανε ότι ζητούσαμε και ίσως και περισσότερα. Συγκεκριμένα:

1. Κατασκευή: Οι δυνατότητες είναι ατελείωτες. Έφτιαξαν το πρόγραμμα σύμφωνα με τις ανάγκες μας και τα πεδία που θέλαμε εμείς. Αυτό και μόνο κάνει την διαδικασία χειρισμού του προγράμματος πολύ εύκολη και γρήγορη.
2. Εκπαίδευση: Έγινε δια ζώσης και σε περίπτωση που στο μέλλον υπήρχαν απορίες μας έστελναν βίντεο που είχαν φτιάξει αποκλειστικά για εμάς το οποίο εξηγούσε αναλυτικά ό,τι χρειαζόταν. Το καλό είναι ότι μαθαίνεται πολύ εύκολα γιατί δεν είναι ένα κοινό πρόγραμμα, αλλά ένα πρόγραμμα που το έχουν φτιάξει για εμάς. Αυτός πιστεύω ότι είναι και ο λόγος που είναι τόσο εύκολο στην εκμάθηση.
3. Τροποποιήσεις: Αν θέλουμε να μας φτιάξουν ένα νέο έγγραφο pdf – στέλνουμε ένα email με το τι θέλουμε και μας το φτιάχνουν. Χωρίς επιπλέον χρέωση εννοείται.
4. Υποστήριξη: Υπάρχει άμεση τηλεφωνική υποστήριξη και τα αιτήματα δίνονται με email. Λαμβάνουμε απάντηση με αριθμό αιτήματος που έχει λάβει το αίτημά μας και η λύση έρχεται σχετικά σύντομα. Πολλές φορές μάλιστα επειδή συνεργαζόμαστε χρόνια και γνωριζόμαστε μπορεί να μιλήσουμε ακόμη και με viber. Νιώθεις ότι έχεις δικούς σου ανθρώπους κοντά σου και είναι εκεί σε ότι τους χρειαστείς. Και το καλύτερο; χωρίς καμία επιπλέον χρέωση όπως συνήθως συμβαίνει στις άλλες εταιρείες.

Αυτή είναι η ιστορία μας.

Πλέον, νιώθουμε ότι έχουμε τους κατάλληλους ανθρώπους δίπλα μας σε ότι χρειαστούμε.

Σας ευχαριστούμε !

Τέλος ιστορίας

Σας ευχαριστώ που φτάσατε μέχρι εδώ.

Αυτή είναι άλλη μία πραγματική ιστορία επιτυχίας !!

Αλήθεια, εσύ πως διαχειρίζεσαι την επιχείρησή σου; πως κρατάς σημειώσεις; πόσο χρόνο χρειάζεσαι για να στείλεις μία προσφορά; Μήπως οι πληροφορίες που διακινούνται καθημερινά είναι πολλές και χρονοβόρες; Είμαστε σίγουροι ότι μπορούμε να σε βοηθήσουμε να το κάνεις πιο εύκολο.

Φημιζόμαστε για 3 πράγματα:

1. Την υποστήριξη. Διαθέτουμε ακόμα και 24ωρη τεχνική υποστήριξη.
2. Την ταχύτητα του προγράμματος.
3. Και ότι το πρόγραμμα είναι στημένο και «ραμμένο» στις ανάγκες της ΔΙΚΗ ΣΑΣ επιχείρησής σας.

Μην περιμένετε άλλο συμπληρώστε την φόρμα επικοινωνίας που βρίσκεται παρακάτω και ένας εκπρόσωπός μας θα σας τηλεφωνήσει. Διαφορετικά κλείστε ραντεβού την ώρα που σας βολεύει πατώντας επάνω δεξιά το κουμπί που λέει ΚΛΕΙΣΤΕ ΡΑΝΤΕΒΟΥ.

Θα χαρούμε πολύ κι ελπίζουμε το ίδιο κι εσείς.